Wellness

Kiedy stosuję się do tej prostej reguły e-mail, faktycznie kończę pracę na czas


Talisa Sutton, Badlands

Tym razem w zeszłym roku byłem w punkcie krytycznym. Bez względu na to, o której godzinie dotarłem do biura, nie mogłem znaleźć ciągle rosnącej listy e-maili i zadań na mojej liście spraw. Pracując do późnych godzin nocnych i w weekendy właśnie stały się normą, wiedziałem, że muszę znaleźć sposób na zmianę stylu życia, zanim moje zdrowie (i jakość pracy) staną się widoczne.

Więc co tydzień zacząłem testować hacki zarządzania czasem, które omówiliśmy na stronie, a jednemu z nich udało się utrzymać. Teoretycznie jest to proste, ale kiedy praktykuję tę zasadę, wychodzę z biura na czas: Zamiast odpowiadać na nieprzerwane wiadomości e-mail w ciągu dnia, planuję trzy 30-minutowe okna sprawdzania i odpowiadania na terminowe żądania. W przeciwnym razie mój e-mail zostanie zamknięty, a powiadomienia wyłączone. Jeśli wiadomość e-mail nie jest na czas, pozostaje w mojej skrzynce odbiorczej do rana, kiedy wyjaśniam każdą wiadomość.

Okazuje się, że naukowo udowodniono, że traktowanie poczty e-mail jako części „opt-in” w ciągu dnia zwiększa wydajność. Przywrócenie ostrości po pingowaniu powiadomienia może potrwać do 20 minut, co jest tak dużym marnowaniem czasu i energii, że Boomerang dla Gmaila uruchomił Pauzę skrzynki odbiorczej, aby zautomatyzować ten hack.

Zainspirowany tą prostą, ale skuteczną zasadą, zwróciłem się do kobiet u szczytu kariery, aby dowiedzieć się, które sztuczki zarządzania czasem działają dla nich. Okazuje się, że każdy ma wskazówkę, która zmieniła sposób, w jaki pracują, niezależnie od tego, czy dzień zaczyna się powoli, czy ślubuje, że zawsze będzie na czas. Najwyraźniej są to wskazówki dotyczące wydajności, które działają w IRL.

Zacznij powoli

Catherine De Orio; ORYGINALNY PROJEKT: Stephanie DeAngelis

Kiedy ścigamy się od jednego zadania do drugiego, nasza koncepcja czasu staje się niewyraźna. W rzeczywistości, zgodnie z badaniami neuronaukowymi Huffington Post, sposób, w jaki nasz mózg postrzega upływ czasu, zależy od tego, czy dzień jest pośpieszny i stresujący, nad którym mamy kontrolę.

Spróbuj medytacji lub uważnych głębokich oddechów, aby poczuć większą kontrolę.

Mając to na uwadze, Catherine De Orio, dyrektor wykonawczy kulinarnej organizacji non-profit Kendall College Trust, traktuje priorytetowo „wolny czas” na początku każdego dnia. „Moje samopoczucie jest na szczycie mojej codziennej listy rzeczy do zrobienia, więc to pierwsza rzecz, którą sprawdzam” - mówi MyDomaine. „Przed pójściem na siłownię wykorzystuję te spokojne chwile do picia kawy, czytania i planowania rzeczy, które muszę osiągnąć tego dnia” - mówi. „Do siódmej rano poświęciłem sobie trochę czasu i stworzyłem harmonogram dnia, dzięki czemu mogłem rzucić się na ziemię z laserowym ogniskowaniem, ponieważ bez względu na to, jak chaotyczny lub długi jest mój dzień, mam już swoje osobiste cele. „

Bądź selektywny dzięki wiadomościom e-mail

Poshmark; ORYGINALNY PROJEKT: Stephanie DeAngelis

Okazuje się, że nie jestem jedynym, który przeklina hakerów przez e-mail. Tracy Sun, współzałożycielka Poshmark, mówi, że nauka oswajania jej skrzynki odbiorczej zmieniła sposób jej działania. „Włamania do zarządzania pocztą e-mail są kluczem do wydajności, ponieważ kiedy rano przychodzę do biura, zawsze mam skrzynkę odbiorczą pełną wiadomości e-mail, na które można odpowiedzieć” - mówi. „Moja wskazówka dotycząca pozostawania na bieżąco z wiadomościami e-mail to zeskanowanie skrzynki odbiorczej w poszukiwaniu pilnych, a resztę ignoruję do popołudnia”. W ten sposób możesz mieć pewność, że zadania o najwyższej wartości dodanej zostały wykonane wcześnie rano.

Zaplanuj przestoje w swoim kalendarzu

Follaina; ORYGINALNY PROJEKT: Stephanie DeAngelis

Wiemy, że my powinien poświęć kilka minut, aby wyjść z naszego biurka i iść na spacer w porze lunchu, ale trudno jest znaleźć czas, gdy jesteś zawsze w tej chwili. Tara Foley, założycielka Follain, przezwycięża potrzebę pozostania przykuta do swojego biurka, planując czas w swoim kalendarzu. „Jestem najbardziej skuteczny, kiedy przeznaczam czas na wyjście na zewnątrz, nadsyłanie e-maili, medytację, a nawet po prostu chodzenie po schodach”, mówi MyDomaine. Bez tego „cała interakcja między spotkaniami jeden na drugim i otwarte środowisko biurowe mogą sprawić, że zakręci mi się w głowie”.

Wartość Punktualność

Dekorator; ORYGINALNY PROJEKT: Stephanie DeAngelis

„W Decorist mamy kulturę, która stawia czas na piedestale”, wyjaśnia założyciel Gretchen Hansen. „Spotkania są dla nas szczególnie ważne; zadziwiająca jest ilość zmarnowanej energii spędzonej na późnych lub nieefektywnych spotkaniach”.

Aby przeciwdziałać efektowi śnieżki wynikającego z nieproduktywnych spotkań, jej zespół wyznaczył standardy. „Wszyscy są na czas na spotkania, spotkania rozpoczynają się na czas, spotkania są jasno organizowane, a spotkania kończą się na czas. To wspaniałe uczucie” - mówi. „Zwiększyliśmy naszą produktywność o co najmniej 20% poprzez czujność względem czasu. A nawet lepiej - gdy ludzie zobaczą korzyści dla siebie i zespołu, zaczynają je ewangelizować - to jest cnotliwy cykl”.

Obudź się godzinę wcześniej

Fairygodboss; ORYGINALNY PROJEKT: Stephanie DeAngelis

Romy Newman, prezes i współzałożyciel Fairygodboss, zgadza się z De Orio, że opanowanie porannej rutyny jest kluczowe. Jej najważniejsza wskazówka: „Wciśnij godzinę pracy, zanim dzień zacznie organizować, ustalać priorytety, sprawdzać pocztę e-mail i zarządzać mediami społecznościowymi” - mówi. „Przekonałem się, że jeśli obudzę się wcześnie i poświęcę czas na realizację projektów, pomoże mi to rozpocząć dzień z czystą głową i bez poczucia, że ​​jestem za piłką lub przytłoczony”. Gdy najważniejsze zadania zostaną wykonane lub dodane do listy priorytetów, wyłącza się. „Potem robię śniadanie dla moich dzieci i przygotowuję nas wszystkich do rozpoczęcia dnia. Mogę nawet ćwiczyć lub ćwiczyć jogę i nie martwić się, że na moim talerzu są niedokończone sprawy”.

Do następnej: 5 genialnych haków zwiększających produktywność, których będziesz chciał nauczyć się wcześniej


Obejrzyj wideo: Jak wdrożyć RODO w małej lub średniej firmie - Seminarium z cyklu Europejskie Przedsiębiorstwo (Styczeń 2022).